Publicado: 30 de agosto del 2021

Este es el segundo episodio de nuestro especial de informes. En esta ocasión, Ulrike Bey, Coordinadora del Programa de Kenia y Tanzania, comparte con nosotras/os su punto de vista sobre los informes 2020. Hablamos de las sorpresas, de las lecciones aprendidas y de los aspectos más destacados del proceso de la elaboración del informe.

 ¿Cómo describirías el proceso de informe en general?

El proceso está estrictamente normalizado, en ambos programas: el Programa de Asesoramiento Técnico (TAP por sus siglas en inglés) y los proyectos de cofinanciación. En primer lugar, enviamos la notificación a la Oficina Regional de que se acerca el periodo de informes y le comunicamos los plazos exactos. La Oficina Regional se activa y solicita los informes a los Asesores Técnicos (AT) y a los/las socios/as del proyecto. Una vez enviados, la Oficina Regional los procesa primero. En el mejor de los casos, cuando nos los envían, ya están prácticamente finalizados. A veces tenemos que pedir algunas cifras o detalles para asegurarnos de que todo concuerda, pero en su mayor parte los informes ya estan muy bien preparados.

En la oficina de Viena procesamos los informes: los informes individuales de proyectos para las Organizaciones Miembros y para el marco de la ADA recopilamos la información para el informe del programa del Este de África.

El funcionamiento es muy similar al de los informes de AT. Recibimos los informes cortos y largos, los leemos de nuevo y luego los archivamos o extraemos información para el informe del programa. Se trata de procesos muy administrativos.

En general, creo que, por un lado, los informes son importantes, porque muestran lo que ocurre en los proyectos y son una importante herramienta de gestión. Por otro lado, siempre hay que tener en cuenta que sólo cubren una pequeña parte de lo que realmente ha ocurrido, sólo la parte que corresponde exactamente con lo que se pide en las especificaciones del informe. Esto significa que, para obtener una visión global, los informes no serán suficientes. Para obtener una visión de conjunto más precisa, ayuda si ya se han visitado los proyectos porque así se puede relacionar la información de los informes con lo que ya se conoce de la realidad de los proyectos.

¿Hubo algunas sorpresas para ti este año? ¿Algunos resultados inesperados?

A pesar de Corona, han ocurrido muchas cosas y las organizaciones socias han podido llevar a cabo muchas de las actividades previstas. En Tanzania COVID-19 no jugó un gran papel oficialmente, lo que se debió a la política estatal: “No hay Corona”. Por esta razón, sólo hubo pocas medidas de precaución y la mayoría de las actividades planificadas se llevó a cabo como normalmente. Las personas que informaban sobre Corona a pesar de la política estatal se enfrentaban a sanciones. No obstante, las organizaciones socias se dedicaron a la concienciación, la educación en materia de higiene, la distribución de jabón, etc.

¿Cuales son las lecciones aprendidas que se pueden concluir del informe?

Para algunas organizaciones socias sigue siendo un reto entregar las cifras que pedimos en los informes, especialmente las que contribuyen al programa general, porque a menudo no tienen mucho sentido en la lógica de sus proyectos. Estoy pensando que quizá también tengamos que revisar nuestras normas de elaboración de informes…, o probablemente podríamos ser más eficaces si también pusieramos el enfoque en apoyar más a nuestras organizaciones socias para que se puede comprender mejor lo que significa informar sobre determinados indicadores.

¿Cuáles fueron los puntos destacados para ti?

En el proyecto de Diálogo Político en el marco de la ADA (Austrian Development Agency) fue estupendo ver cómo el desarrollo de capacidades da sus frutos a medida que las organizaciones socias aplican lo aprendido a través de pequeñas acciones y compromisos de diálogo político.

Otro aspecto destacado es el equipo de Uganda. El equipo ya está bien establecido y el proceso de elaboración de informes de este año se llevó a cabo de sin dificultades. Hemos recibido informes de muy buena calidad.

Solomon Mbubi, Director del Programa de Finanzas, Jonathan Bua, Coordinador del Diálogo Político y de los proyectos marco relacionados, y Nobert Banio, Coordinador del programa ERI, han entregado informes narrativos muy buenos. Se nota que se han esforzado mucho. La diferencia con los años anteriores es notable.

Y cuando por fin se ve el informe completo del programa, que recopila los cinco países del Este de África en los que trabajamos, es realmente impresionante.

¿Te gustaría añadir algo más? ¿Algo de lo que no hemos hablado?

Sí. Me gustaría añadir que deberíamos trabajar en la mejora del proceso de elaboración de informes. Necesitamos una herramienta que nos permita digitalizar todo el proceso y que agilice y facilite nuestro trabajo.

Soy consciente de que el mundo digital también tiene sus limitaciones: no es un remedio mágico y no nos proporcionará datos que faltan, que son falsos, o que se centran demasiado en las cantidades. Tampoco resuelve el problema de que algunos indicadores no se ajusten bien a los proyectos. Sin embargo, algunos procesos, como la introducción de datos, el procesamiento de datos, etc., serían mucho más eficientes que trabajar con hojas de Excel, por ejemplo. Creo que todas las personas involucradas saldrían ganando.