Publicado: 9 de diciembre del 2020

Un informe de la serie de sesiones virtuales sobre “La Gestión del Conocimiento para Principiantes”

Las organizaciones socias de HORIZONT3000 en el éste de África tienen una riqueza de conocimientos y experiencias que pueden contribuir a alcanzar sus objetivos estratégicos. No obstante en muchas organizaciones a nivel global este conocimiento reside dentro de las cabezas del personal y no está disponible y accesible para las/los demás compañeras/os o personas externas. Gestionar el conocimiento de manera sistemática no es una práctica muy generalizada y reconocida – o mejor dicho: aún no lo es.

Desde octubre hasta noviembre del 2020 ofrecimos con el programa de KNOW-HOW3000 por primera vez una serie de sesiones online sobre “la Gestión del Conocimiento para Principiantes”. Las sesiones las facilitamos la Directora del Programa KNOW-HOW3000 Petra Herout y yo, AT para la Gestión del Conocimiento en el éste de África Annika Witte. La serie fue concebida para introducir a las y los participantes a los conceptos básicos de la gestión del conocimiento, la documentación y la capitalización de experiencias. A lo largo de nuestras cuatro sesiones aprendimos sobre las definiciones, los métodos y las herramientas para analizar nuestra propia capacidad de la gestión del conocimiento, para aprovechar la riqueza de conocimientos que tenemos y para liberar este gran potencial dentro de nuestras organizaciones.

Una de las y los participantes de la serie es Mary Gatitu, la Directora del Rescue Dada Centre (RDC) en Kenia. RDC apoya a niñas con vínculo a la calle para embarcar en una vida lejos de la calle. RDC rescata, rehabilita y reintegra a estas niñas y las empodera a ellas, a sus cuidadoras/es y la comunidad para mejorar la seguridad de subsistencia. Mary ha trabajado con RDC los últimos 15 años. Hablé con ella sobre so opinión en cuanto a la gestión del conocimiento y sobre lo qué ella pudo sacar de la serie virtual.

Por qué decidió participar en la capacitación virtual de la gestión del conocimiento?

Con la invitación a la serie de sesiones virtuales nos dimos cuenta que tenemos un punto débil en cuanto a la documentación de nuestro trabajo. Cómo se hace el empoderamiento? Cómo se hace la rehabilitación? Imagínese – este proyecto empezó en el año 1992. Hay un montón de conocimiento que hubiéramos podido documentar – una documentación que muestre todas las experiencias que hemos hecho.

Por este motivo sentimos que hay que trabajar en este punto débil y participar en el webinario para adquirir esta competencia de la gestión del conocimiento. Nos reunimos como equipo y decidimos quien debe participar en la serie de sesiones, porque tenemos que invertir y gestionar nuestro tiempo también. Estuvimos conscientes de que si solo mandamos una persona, será más difícil compartir el conocimiento adquirido con el resto del personal. Por lo tanto decidimos que la directora del M&E, la AT de HORIZONT3000 y yo, la Directora del Programa del Empoderamiento, debemos participar juntas.

Cómo había gestionado su organización el conocimiento hasta la capacitación virtual? 

En el 2017 invitamos una Asesora Técnica de HORIZONT3000 así que Martina Rithaa llegó para ayudarnos a documentar nuestros archivos y nuestro conocimiento. Martina vino para apoyarnos en organizarnos – todavía no hubo un enfoque en la gestión del conocimiento. Pero cuando nos registramos para esta capacitación, nos dimos cuenta que Martina nos ha estado ayudando en adquirir y documentar todo este conocimiento en diferentes lugares. Ella nos recomendó introducir un servidor, pero yo nunca lo percibí como algo que podría mejorar nuestra organización. Después de esta capacitación, nos dimos cuenta que tenemos que ser capaces de guardar el conocimiento que tenemos.

Además comprendimos que no teníamos un proceso para la incorporación de nuevas/os colegas – no analizábamos si tenían conocimientos que podrían beneficiar a otras/os miembros del equipo también. Al mismo tiempo no había un proceso para personas que dejan de trabajar con RDC – no documentábamos a dónde se iban estas personas o si había algo especial, una experiencia en particular que podría dejar en la organización para que pudiéramos seguir con el trabajo iniciado.

Qué significa la gestión del conocimiento para usted y/o para el RDC?

La gestión del conocimiento significa para el RDC que podemos evaluarnos por nuestra cuenta como organización y ahí es donde hay que involucrar a todo el mundo. En el proceso de evaluación se establecen las faltas o deficiencias que hay que mejorar. La gestión del conocimiento puede ayudar en reintegrar a la organización el conocimiento que el personal adquiere en capacitaciones por ejemplo.

La gestión del conocimiento abarca la gestión de todas las capacidades, las experiencias que tenemos como organización. De esta manera hasta se puede compartir con personas externas.

Cuáles fueron las lecciones claves del webinario que le gustaría compartir con nuestra comunidad? 

La primera lección que quiero resaltar es que la gestión del conocimiento no es un concepto unipersonal. Requiere todo el mundo para establecer qué tipo de conocimiento, de capacidades y de experiencias tenemos como equipo. Yo como Directora he estado con RDC por muchos años y he acumulado muchos conocimientos, pero no están documentado en ningún lado. Si me voy, el conocimiento se va conmigo. Así que: cómo puede RDC aprovechar este conocimiento?

Otra lección fue que tenemos que analizar nuestra comunicación interna. Mandamos muchas/os colegas a capacitaciones, pero realmente reintegramos sus nuevos conocimientos a la organización? Si alguien participó en una capacitación, puede esta persona capacitar a los demás también?

Hay algo que les gustaría introducir a Rescue Dada Centre?

En primer lugar, ya hemos creado un formulario para un mapeo del conocimiento. Ya todas/os las/los 24 empleadas/os lo han llenado. Así que logramos establecer cuáles conocimientos tenemos como equipo y cómo lo podemos compartir. Este ejercicio resultó en grandes sorpresas. Por ejemplo descubrimos que una de nuestras profesoras está haciendo un diploma en psicología, es decir pronto la ascendemos y se volverá terapeuta.

En segundo lugar tenemos que alinear nuestra comunicación interna. Tenemos que preguntarnos si nuestra comunicación hace posible que cada persona de manera libre puede compartir con todo el equipo los conocimientos que tiene. Luego hay que fijarnos en el ambiente – estamos creando un ambiente en el que el personal puede compartir este conocimiento?

Por último, hoy después de esta entrevista tenemos una reunión para hablar sobre nuestro plan estratégico. Queremos analizar si la gestión del conocimiento puede ser parte de nuestro plan estratégico. Una vez integrada en el plan estratégico somos capaces de evaluar y analizar lo que ya hemos hecho y cómo nos fue.

Queremos hacer todo esto porque sí, adquirimos este conocimiento en la capacitación – pero tenemos que estar en una posición de acción. Queremos empezar a implementar.

Hay algo más, un comentario final que le gustaría compartir con nuestra comunidad?

Me gustaría destacar que apreciamos el trabajo de HORIZONT3000. Comprenden las debilidades que tienen los socios y la más grande que tenemos nosotras/os es la gestión del conocimiento. Asistimos en tantos talleres y capacitaciones, pero si no gestionamos el conocimiento que tenemos, no nos beneficiará. Así que: muchas gracias!

Mil gracias por la entrevista! Nos alegra mucho poder acompañarlas/los por partes en este proceso.

Para obtener todas las presentaciones de la serie de webinario en inglés por favor visite nuestra mediateca de eventos de KNOW-HOW3000. Abra la carpeta de East Africa y luego la que lleva el título: 2020 Webinar Series on Knowledge Management. El botón abajo le lleva a la página: